Compliance

Jeder kann sich an die Ombudsperson wenden. Das gilt für Hinweise zu Gesetzesverstößen oder Verstößen gegen den Verhaltenskodex (Code of Conduct). Auch Verstöße gegen Richtlinien von Unternehmen der Piepenbrock Unternehmensgruppe können gemeldet werden. Dies betrifft Mitarbeiter, Mitglieder der Unternehmensleitung und Geschäftspartner. Auch Dritte können sich melden.

Die Ombudsperson nimmt Hinweise zu tatsächlichen oder vermeintlichen Verstößen gegen Gesetze, den Verhaltenskodex oder Unternehmensrichtlinien entgegen. Diese Verstöße können bereits geschehen sein oder wahrscheinlich geschehen. Auch menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken können gemeldet werden. Es gibt Verletzungen von Menschenrechten oder Umweltpflichten. Diese Verletzungen können durch das Handeln eines Unternehmens der Piepenbrock Unternehmensgruppe oder seiner Zulieferer entstehen.

Die Ombudsperson ist jedoch nicht für allgemeine Beschwerden, Produktanfragen oder individuelle Rechtsberatung zuständig. Hinweise sollten nur gegeben werden, wenn der Hinweisgeber einen guten Grund hat, dass die Informationen wahr sind. Falsche Meldungen können rechtliche Folgen für den Hinweisgeber haben. Bei Zweifeln sollten die Informationen als Vermutung oder Aussage anderer dargestellt werden.

Die Identität des Hinweisgebers ist durch Gesetze und Verträge geschützt. Auch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht gilt. Die Identität wird nur an das Unternehmen weitergegeben, wenn es nötig ist. Der Hinweisgeber muss dem zustimmen. Wenn ein Hinweisgeber absichtlich oder grob fahrlässig falsche Informationen meldet, wird seine Identität nicht geschützt.

Die Ombudsperson nimmt auch anonyme Hinweise entgegen. Für eine effektive Verfolgung kann es nötig sein, Rückfragen zu stellen. Deshalb wird die Ombudsperson den Hinweisgeber ermutigen, seine Kontaktdaten anzugeben. Die Identität des Hinweisgebers wird vertraulich behandelt.

Die Ombudsperson ist Anwalt des Unternehmens. Die Kosten trägt daher das Unternehmen. Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen meldet und dadurch einen Schaden verursacht, ist aber zum Ersatz des Schadens verpflichtet.

Die Ombudsperson wird den Hinweis dokumentieren und dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen bestätigen, dass der Hinweis eingegangen ist. Sie prüft, ob der Hinweis stichhaltig ist und stellt – wenn nötig – Fragen an den Hinweisgeber. 

Die Ombudsperson gibt eine Zusammenfassung des Hinweises und eine Empfehlung für Folgemaßnahmen weiter. Sie sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen geheim bleiben. Diese Informationen werden an die zuständige Person oder Abteilung für Compliance im Unternehmen weitergegeben. Diese Person kümmert sich um die weitere Bearbeitung und die Umsetzung von Maßnahmen.

Innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung gibt die Ombudsperson dem Hinweisgeber eine Rückmeldung. Diese Rückmeldung enthält geplante und bereits durchgeführte Maßnahmen sowie die Gründe dafür. Wenn eine Rückmeldung die Rechte von betroffenen Personen verletzt, kann es sein, dass keine Rückmeldung erfolgt. Außerdem kann es sein, dass interne Ermittlungen durch eine Rückmeldung gestört oder verhindert werden. Dann gibt es ebenfalls keine Rückmeldung. Manchmal wird die Rückmeldung auch nur ohne Details gegeben.

Ein mündlicher Hinweis wird nur weitergegeben, wenn der Hinweisgeber zustimmt. Der Hinweisgeber kann auch nach einem vertraulichen Gespräch entscheiden, keine Informationen preiszugeben.

Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmer nicht benachteiligen, wenn sie einen Hinweis geben oder dabei helfen. Das gilt, wenn es einen guten Grund gibt, zu glauben, dass die Informationen wahr sind. In solchen Fällen gibt es eine Beweislastumkehr. Wenn ein Arbeitnehmer wegen eines Hinweises gekündigt wird, muss der Arbeitgeber beweisen, dass die Kündigung nicht wegen des Hinweises erfolgt ist.