Compliance

An die Ombudsperson kann sich jeder wenden, der Hinweise zu tatsächlichen oder vermuteten Gesetzesverstößen, Verstößen gegen den Verhaltenskodex (Code of Conduct) oder gegen Richtlinien in Bezug auf ein Unternehmen der Piepenbrock Unternehmensgruppe melden möchte.
Dies gilt für Mitarbeiter dieser Unternehmen, für Mitglieder der Unternehmens- oder Betriebsleitung sowie für Geschäftspartner oder Dritte.

Die Ombudsperson nimmt Hinweise entgegen zu tatsächlichen oder vermeintlichen Verstößen gegen Gesetze, den Verhaltenskodex (Code of Conduct) oder gegen Unternehmensrichtlinien, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden.
Gemeldet werden können auch menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens der Piepenbrock Unternehmensgruppe im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers entstanden sind.

Die Ombudsperson steht jedoch nicht für allgemeine Beschwerden, für Produkt- und Gewährleistungsanfragen oder individuelle Rechtsberatung zur Verfügung.
Es sollen nur solche Hinweise abgegeben werden, bei denen der Hinweisgeber hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass die von ihm gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen. Bewusst falsche Meldungen können zu einer Strafbarkeit oder Schadensersatzpflicht für den Hinweisgeber führen. Bei Zweifeln sollen entsprechende Sachverhalte als Vermutung, Wertung oder als Aussage anderer Personen dargestellt werden.

Die Identität des Hinweisgebers wird durch Gesetz, vertragliche Regelungen mit den beauftragenden Unternehmen und die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht geschützt. Die Identität des Hinweisgebers wird nur an das Unternehmen weitergegeben, wenn die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und der Hinweisgeber ausdrücklich zustimmt. Die Identität eines Hinweisgebers, der vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen meldet, wird nicht geschützt.

Die Ombudsperson nimmt auch anonyme Hinweise entgegen. Für eine effektive Verfolgung kann es erforderlich werden, Rückfragen an den Hinweisgeber zu stellen. Die Ombudsperson wird den Hinweisgeber deshalb ermutigen, für Rückfragen seine Kontaktdaten anzugeben. Die Identität des Hinweisgebers wird vertraulich behandelt.

Die Ombudsperson ist Anwalt des Unternehmens. Die Kosten trägt daher das Unternehmen. Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen meldet und dadurch einen Schaden verursacht, ist aber zum Ersatz des Schadens verpflichtet.

Die Ombudsperson wird den Hinweis dokumentieren und dem Hinweisgeber den Eingang des Hinweises innerhalb von sieben Tagen bestätigen. Er prüft die Stichhaltigkeit des Hinweises und stellt – wenn möglich und erforderlich – Rückfragen an den Hinweisgeber.
Die Ombudsperson übergibt eine Zusammenfassung des Hinweises, eine Empfehlung zu Folgemaßnahmen sowie alle für Folgemaßnahmen erforderlichen Informationen unter Beachtung der Vertraulichkeit an die für Compliance im Unternehmen zuständige Person oder Abteilung. Diese hält die weitere Bearbeitung sowie die Durchführung von Abhilfemaßnahmen nach.

Die Ombudsperson gibt dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung, einschließlich geplanter sowie bereits ergriffener Abhilfemaßnahmen sowie der Gründe für die Maßnahmen. Sollte eine Rückmeldung die Rechte der Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind oder die in dem Hinweis genannt werden, beeinträchtigen oder interne Ermittlungen erschweren oder verhindern, erfolgt ausnahmsweise keine Rückmeldung oder eine Rückmeldung ohne Angabe von Abhilfemaßnahmen oder Gründen.

Ein mündlich abgegebener Hinweis wird nur dann an die für Compliance im Unternehmen zuständige Person oder Abteilung weitergegeben, wenn der Hinweisgeber ausdrücklich zustimmt. Der Hinweisgeber kann sich auch nach einem vertraulichen Gespräch dazu entschließen, gar keine Informationen freizugeben.

Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmer nicht als Reaktion auf die Abgabe eines Hinweises oder die Unterstützung bei der Abgabe eines Hinweises benachteiligen oder ihnen Nachteile androhen, sofern zumindest hinreichender Grund zu der Annahme bestand, dass die gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen. Dabei gilt eine sogenannte Beweislastumkehr. Wird zum Beispiel ein Arbeitnehmer nach der Abgabe eines Hinweises gekündigt, muss der Arbeitgeber beweisen, dass die Kündigung nicht aufgrund der Abgabe des Hinweises erfolgt ist.